メモゴト・プレス

データ屋のイワトが気になるものを分かりやすくしてメモしておく「分かるブログ」

 
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20121217

幹事になった人に教えたい「忘年会・新年会など大勢の食事会に超便利ツール」


『幹事に使えるツール』
忘年会・新年会など大勢の食事会・宴会・飲み会の
大変なお店探しに。

【最初に】
行なう予定の『宴会・飲み会・食事会』年末年始シーズンなら忘年会や新年会。人事の異動や新しい仲間の歓迎会・送迎会など。

幹事になったらやるその準備・段取りの手順は、

（1）最初におおまかに参加人数がどのくらいなのかチェック

（2）日程・時間・何曜日がいいかなど日にちの決定

（3）お店の場所・環境の要望
方向オンチの人でもわかりやすい場所や店は個室がいいか、靴を脱ぐところか脱がないところか（ブーツなどを履いていて足の匂いなどを気にする人もいるので）など。

（4）何料理がいいか
要望があれば。または余裕があれば参加者のアレルギーや食べられないものもリサーチ。あとは女性がある程度いるなら女性ウケがいいサラダやスイーツが充実しているところを選ぶのも良い。

（5）ほぼ確定の参加人数の決定
これがギリギリまで不確定になりがちなのが難しいところですね。はっきり参加要望の締め切り日を設定して途中でキャンセルする人がいないかも再度確認してください。

（6）1人あたりいくらぐらいにするかの値段の決定
だいたいのおおまかな値段を参加者に提案して決めましょう。

一人一人から参加料金のお金を徴収するために集金リストでも作っておいて取り忘れがないように気をつけましょう。

早めに集金しておけばやっぱりキャンセルしたいって人は幹事にちゃんと言わなきゃいけなくなるので参加人数の変動の阻止にも役立ちますね。


これで参加人数、日程、お店の場所や種類・1人あたりのだいたいの参加料金が決まりましたね。


あとは、ここから決まった条件や要望を入力するだけ。

» スーパーらくらく幹事さん

これで、ぐるなびに登録してる多くのお店から要望に応えられるお店から「ウチはどうですか？　ウチなら要望に応えられます！」みたいなメッセージが数時間以内（だいたい1時間以内）に届きます。

逆オークションみたいなものですね。
要望・希望条件をスーパーらくらく幹事さんで入力して送る
↓
ぐるなびに登録されているお店に要望・希望条件などがお知らせとして通知される
↓
要望に応えられるお店が名乗りをあげるというシステム。

自分で希望条件と照らし合わせながらお店を探さなくていいんです。

で、ここ！と決めたお店と、
細かい要望の確認や打ち合わせなどもお店とメールでできると思うので楽ちんです。


これでお店のセッティングは大丈夫だと思います。
自分でわざわざ探しまわるよりは相当楽になるはずです。


2次会もスマホからでも使える（スマホ版・携帯版あり）のでその場でスーパーらくらく幹事さんを使ってお店をかんたんに探せます。


お店のセッティングはこれでOKですが、
幹事は当日も仕切ると思うのでこういうことも当日チェックしながら進行しなければなりません。
当日は、
・集まり具合の確認
・お店のトイレの場所の確認
・料理が全席へいきわたっているかの確認
・後半はラストオーダーのタイミング
・会計を少し早めに済ませておく
・レシートは記録としてちゃんと取っておく
・お店を出るときは忘れ物が無いかのチェックなど

きっちり遂行して場をうまくコントロールしましょう


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テーマ : とっておきの情報いろいろ    ジャンル : ニュース

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元デザイナー。現在、データストラテジスト（通称：データ屋）。

元々はCG・VFX関連映像畑出身。大手企業のインハウスデザイナーを経て、現在に至る。


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